Términos de Referencia: Asesoría en Administración para Sistema de Internet SIPAZ
1. Antecedentes
Sistema de Internet SiPaz es una empresa dedicada a la provisión de servicios de internet que busca fortalecer su estructura administrativa y operativa para mejorar su eficiencia, productividad y competitividad en el mercado. Para lograr estos objetivos, la empresa requiere contar con asesoría especializada en administración de empresas de telecomunicaciones.
2. Objetivo General
Contratar los servicios profesionales de un asesor especializado en administración empresarial para optimizar los procesos administrativos, financieros y operativos de Sistema de Internet SiPaz, contribuyendo al mejoramiento continuo de la organización y a la consecución de sus objetivos estratégicos.
3. Objetivos Específicos
- Evaluar y optimizar la estructura organizacional y funcional de la empresa.
- Mejorar los procesos administrativos y operativos para aumentar la eficiencia.
- Fortalecer los sistemas de control y seguimiento de la gestión empresarial.
- Optimizar la administración de recursos humanos, materiales y financieros.
- Implementar herramientas de gestión administrativa moderna.
- Desarrollar protocolos para la toma de decisiones estratégicas.
4. Alcance de los servicios
El asesor en administración deberá realizar las siguientes actividades:
4.1 Diagnóstico Organizacional
- Análisis de la estructura organizacional actual.
- Evaluación de los procesos administrativos vigentes.
- Revisión de los sistemas de control y seguimiento.
- Diagnóstico de la gestión de recursos humanos.
- Análisis de eficiencia operativa.
4.2 Optimización de Procesos Administrativos
- Rediseño de procesos administrativos críticos.
- Implementación de sistemas de gestión documental.
- Desarrollo de procedimientos administrativos estandarizados.
- Optimización de flujos de trabajo y comunicación interna.
4.3 Gestión Financiera
- Análisis de la estructura de costos y gastos.
- Desarrollo de herramientas para control presupuestario.
- Diseño de indicadores financieros clave.
- Asesoría en la toma de decisiones financieras.
4.4 Gestión de Recursos Humanos
- Revisión y actualización de perfiles de cargo.
- Desarrollo de un sistema de evaluación de desempeño.
- Asesoría para la implementación de programas de capacitación.
- Estrategias para mejorar el clima organizacional.
4.5 Acompañamiento en la Implementación
- Capacitación al personal en nuevos procesos y herramientas.
- Seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas.
- Ajustes y correcciones durante la fase de implementación.
5. Productos Esperados
El asesor deberá entregar los siguientes productos:
- Plan de trabajo detallado con cronograma y metodología.
- Informe de diagnóstico organizacional con hallazgos y oportunidades de mejora.
- Manual de procesos y procedimientos administrativos optimizados.
- Sistema de indicadores para el control y seguimiento de la gestión.
- Plan de optimización de recursos humanos, materiales y financieros.
- Herramientas para la gestión administrativa (formatos, plantillas, instrumentos de control).
- Informes periódicos de avance y resultados.
- Informe final con recomendaciones para la sostenibilidad de las mejoras implementadas.
6. Perfil del Asesor
6.1 Formación Académica
- Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o áreas afines.
- Especialización o maestría en Gerencia, Administración o Gestión Organizacional (deseable).
6.2 Experiencia General
- Mínimo cuatro (4) años de experiencia en asesoría administrativa empresarial.
6.3 Experiencia Específica
- Al menos dos (2) años de experiencia en el sector de telecomunicaciones o servicios tecnológicos.
- Experiencia demostrable en optimización de procesos administrativos y operativos.
- Conocimiento en sistemas de gestión de calidad y mejoramiento continuo.
6.4 Competencias
- Capacidad analítica y visión estratégica.
- Habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
- Conocimiento de herramientas informáticas para la gestión administrativa.
- Resolución de problemas y orientación a resultados.
- Capacidad para transferir conocimientos.
7. Duración de la asesoría
La asesoría tendrá una duración de tres (3) meses a partir de la firma del contrato.
8. Presupuesto y forma de pago
El presupuesto total asignado para esta asesoría es de VEINTIDÓS MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SEIS MIL PESOS ($22.876.000).
El pago se realizará de la siguiente manera:
- 50% a la entrega y aprobación del plan de trabajo y el informe de diagnóstico.
- 50% a la entrega y aprobación del plan de negocios actualizado y el manual de procedimientos.
9. Supervisión
La asesoría estará bajo la supervisión directa de la dirección, quien será responsable de la aprobación de los productos entregados y de la coordinación de las actividades del asesor con el equipo de SiPaz.
10. Criterios de evaluación
Las propuestas recibidas serán evaluadas según los siguientes criterios:
- Formación académica y experiencia del asesor (35%)
- Metodología propuesta y enfoque de trabajo (30%)
- Experiencia específica en el sector de telecomunicaciones (25%)
- Propuesta de valor agregado (10%)
11. Presentación de propuestas
Los interesados deberán presentar:
- Hoja de vida actualizada con soportes de formación y experiencia.
- Propuesta técnica que incluya metodología, enfoque y cronograma.
- Carta de compromiso y disponibilidad.
- Referencias de trabajos similares realizados.
Las propuestas deben ser enviadas a convocatorias@sipaz.co hasta el 8 de marzo de 2025.
12. Confidencialidad
El asesor se compromete a mantener estricta confidencialidad sobre toda la información a la que tenga acceso durante el desarrollo de la asesoría, incluyendo, pero no limitándose a: estructura organizacional, procedimientos internos, información financiera, datos de clientes y cualquier otra información de carácter sensible o estratégico.